Phenquestions
Organiser des réunions d'équipe est une tâche difficile, surtout lorsque l'organisateur trouve qu'il n'y a pas de bon moment où tout le monde peut se rencontrer. Le problème peut cependant être minimisé dans une certaine mesure via les perspectives fonctionnalité nouvellement déployée appelée Proposer une nouvelle heure. Les utilisateurs exécutant des versions de bureau de Microsoft Outlook peuvent être familiarisés avec cette fonctionnalité. C'est une fonctionnalité qui permet aux participants de vérifier quand tout le monde, y compris eux-mêmes, est libre afin qu'une réunion puisse être organisée facilement et sans trop de tracas par l'organisateur.
Tout ce que les participants ont à faire est de refuser poliment l'heure proposée pour la réunion et de suggérer une autre heure appropriée à l'organisateur de la réunion. L'organisateur peut alors accepter la meilleure nouvelle proposition de temps et reprogrammer rapidement la réunion.
Fonctionnement de la fonctionnalité Proposer une nouvelle heure dans Outlook
Tout d'abord, un organisateur de réunion envoie une demande à tous les participants. À la réception de la demande de réunion, les participants peuvent trouver diverses options (Provisoire, Refuser et Proposer une nouvelle heure) répertoriées à côté du bouton « Accepter » habituel dans la section « Courrier ».
S'il y a un conflit sur l'heure proposée pour la réunion. Un participant peut simplement cliquer sur le bouton Proposer une nouvelle heure sur l'invitation ou sur l'événement du calendrier lui-même.
Une fois terminé, il trouve 3 choix affichés :
- Accepter et proposer une nouvelle heure
- Provisoire et proposer un nouveau temps
- Refuser et proposer une nouvelle heure.
Une fois que vous avez sélectionné l'une des trois options Proposer une nouvelle heure, une vue simplifiée de l'assistant de planification s'ouvre.
Là, vous pouvez remplir les détails appropriés et cliquer sur le bouton « OK ». L'action affiche instantanément un nouveau message électronique, s'adressant automatiquement à l'organisateur, avec la nouvelle proposition de temps. Vous avez également la possibilité d'ajouter des destinataires, en plus de l'organisateur.
Lorsqu'un organisateur de réunion reçoit un e-mail d'un participant qui propose une nouvelle heure, une notification apparaît dans l'invitation indiquant qu'une nouvelle heure a été proposée pour l'invitation à une réunion envoyée plus tôt.
Si l'organisateur est réceptif aux modifications proposées, il édite l'événement. L'assistant de planification lui permet de voir l'heure actuelle de la réunion ainsi que toutes les nouvelles propositions de temps qu'il reçoit de tous les participants.
Cela lui simplifie la tâche de trouver, de comparer les options et de sélectionner celle qui convient le mieux à tout le monde.
Une fois qu'une nouvelle heure est sélectionnée pour la réunion, un organisateur peut envoyer une invitation mise à jour à tous les participants.
La source.
