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Trouver le meilleur moment pour la réunion avec vos collègues de bureau n'est souvent pas une tâche facile. Vous devez d'abord leur demander quel est l'heure qui leur convient, puis la faire correspondre à votre emploi du temps pour arriver à l'heure la plus appropriée pour tous. Le travail de décider quand se réunir est relativement simple s'il y a moins de personnes en tant que participants, mais qu'en est-il si la réunion nécessite plus de personnes. Le travail devient vraiment difficile avec certains non disponibles ou des personnes quittant pour diverses raisons. Tout ce processus vous fait investir beaucoup de votre temps productif, n'est-ce pas!
Trouver le temps est une application qui peut vous aider à planifier des réunions plus rapidement. Un complément pour Microsoft Outlook, FindTime vous aide à décider facilement d'une heure de rendez-vous avec une approche systématique et cela aussi sans trop de votre implication. L'application vous suggère automatiquement les jours et les heures qui conviennent le mieux aux personnes qui doivent assister à la réunion. Par conséquent, vous aider à arriver assez facilement à l'heure du consensus. Lisez ci-dessous pour savoir comment planifier des réunions plus rapidement.
FindTime pour Outlook
FindTime réduit le temps d'organisation. En tant qu'organisateur, vous proposez vos horaires sélectionnés à tous les participants et permettez à chacun de voter. Une fois qu'il y a un consensus obtenu par le vote, FindTime envoie l'invitation à la réunion en votre nom, et élimine ainsi le temps que vous avez généralement à investir pour coordonner avec les gens et arriver au meilleur moment pour tous.
Pour commencer à utiliser FindTime
Étape 1
La première étape consiste à installer FindTime et pour ce faire, vous devez obligatoirement vous connecter aux comptes Office 365. Une fois connecté, vous pouvez installer FindTime à partir de la boutique Office. Une fois installé, redémarrez Outlook et vous pouvez voir l'icône FindTime située dans le coin supérieur droit de l'écran Outlook. Notez la différence d'apparence sur Outlook 2013, Outlook 2016 et Outlook sur le Web illustrée ci-dessous.
Sur Outlook 2013
Sur Outlook 2016
Sur Outlook sur le Web
Remarque : FindTime est accessible uniquement sur Outlook 2013, Outlook 2016 et Outlook sur le Web.
Étape 2
Ainsi, après avoir configuré l'application, vous pouvez désormais composer un nouvel e-mail ou répondre à un e-mail existant pour planifier une réunion.
Par exemple, si vous souhaitez organiser une réunion avec les personnes répertoriées en répondant à un e-mail existant. Cliquez sur « Répondre avec le sondage de la réunion ».
Un panneau s'ouvre à travers lequel vous pouvez définir la durée de la réunion. La partie médiane et inférieure du panneau vous permet de voir l'emploi du temps des personnes que vous souhaitez inviter à une réunion. Ici, vous pouvez sélectionner plusieurs plages horaires et les envoyer aux personnes concernées en leur demandant de voter.
Le statut des personnes est représenté par différentes couleurs et sur la base de celles-ci, vous pouvez décider quel créneau de réunion convient le mieux à tous.
Cliquez sur « Suivant » et vous verrez les plages horaires et les onglets présélectionnés comme « lieu de la réunion ». Vous êtes maintenant prêt à faire une invitation. Cliquez sur « Insérer dans l'e-mail » pour faire une invitation.
Étape 3
Après avoir fait une invitation, cliquez sur « envoyer » dans la fenêtre de votre boîte de réception de messages pour permettre aux gens de commencer à voter sur les plages horaires que vous avez sélectionnées. Toutes les personnes invitées peuvent voir le sondage en ligne sur qui vote pour quelle heure. Vous pouvez même savoir que les autres connaissent votre machine à sous préférée.
Dès que les votes sont terminés, l'invitation obtient les horaires et votre réunion a été configurée. L'organisateur reçoit également un e-mail concernant la confirmation de l'invitation.
Remarque : Du côté des destinataires, ils ont juste besoin d'une adresse e-mail pour recevoir votre invitation et d'un accès Internet pour voter sur le site Web de FindTime. De plus, ils peuvent voter à partir de n'importe quel appareil de leur choix. Les destinataires n'ont pas besoin d'avoir FindTime installé sur leur PC ou leur téléphone portable, ou d'ailleurs un compte Office 365.
Cliquez sur ici pour commencer à utiliser FindTime et dites-nous si vous aimez cette nouvelle application de Microsoft.
Source de l'image : Microsoft.
