Fonctionnalités, conseils et procédures Microsoft Access pour les débutants

Microsoft Office est la suite de productivité bureautique la plus populaire et pourquoi ne devrait-elle pas l'être? Microsoft a amélioré Office de temps en temps et offre désormais tout ce que nous aurions souhaité. Depuis la toute première version, Microsoft Office a toujours impressionné les utilisateurs. Désormais, Microsoft Office fonctionne sur presque tous les PC Windows - et même sur les Mac aussi.

Microsoft Office est une collection de nombreuses applications, telles que Word, PowerPoint, Excel, etc. Ce sont les applications Office les plus utilisées et parmi elles, toutes Microsoft Access est relativement moins utilisé. Beaucoup ne prennent même pas la peine de voir ce que c'est, en supposant que ce soit pour les professionnels et non pour eux.

En fait, ce n'est pas vrai. MS Access est une autre application riche en fonctionnalités comme Word ou Excel et elle est également simple à utiliser. Dans cet article, je vais vous parler de Microsoft Access, ses fonctionnalités et ses astuces pour que vous puissiez, espérons-le, l'utiliser assez facilement.

Microsoft Access

Microsoft Access est essentiellement un système de gestion de base de données et a l'apparence d'autres produits Microsoft Office, y compris ses aspects de mise en page et de navigation. Le système de gestion de base de données ne signifie pas que vous devez connaître SQL Server pour l'utiliser. Tout sur Access est basé sur une interface graphique et peut être facilement utilisé en cliquant sur les boutons appropriés pour effectuer les actions souhaitées.

Pourquoi utiliser Microsoft Access

Considérez-vous diriger une entreprise, vous vendez des choses, achetez des choses et gérez des employés. Vous avez besoin d'un outil de gestion pour gérer les choses dans notre bureau et vous ne connaissez pas les applications SQL ou RDMS. MS Access s'adapte ici; il vous fournit un système de base de données de bureau comme un autre SGBDR. MS Access ne nécessite aucune configuration ni procédure d'installation spéciale pour démarrer.

Comment utiliser Microsoft Access

1. Lancez MS Access, et voici ce que vous allez voir. Un tas de modèles est disponible sur l'écran principal, chaque modèle est parfaitement conçu pour un usage spécifique et avec toutes les exigences à l'esprit.
2. Sélectionnez n'importe quel modèle et cliquez sur « télécharger » pour télécharger les schémas de base de données sur votre machine. Dans ce cas, je vais choisir un modèle "étudiant" qui est destiné à l'école et gère assez facilement tous les détails de l'étudiant.
3. Maintenant, l'écran est divisé en trois sections. La partie gauche contient tous les tableaux, rapports et formulaires. La partie centrale supérieure a les commandes principales et la partie centrale dans la section de sortie.
4. Cliquez sur le « Nouvel étudiant » et un formulaire apparaît avec tous les champs communs. Un nouvel étudiant peut être ajouté en remplissant le formulaire et en sauvegardant le formulaire en appuyant sur les touches CTL+S.
5. Tous les rapports tels que le nombre total d'étudiants, les étudiants par section, l'enregistrement de présence et les informations de contact peuvent être consultés dans la section du rapport sur le côté gauche.

De même, il existe des modèles pour :

• Actifs : qui traite des produits avec lesquels une entreprise négocie
• Contacts : Gère les coordonnées des personnes ou des employés.
• Problèmes : Gère les réclamations et les problèmes des clients.
• Événements : organise des événements et leurs détails.
• Projets marketing : à des fins de marketing et de vente.
• Projets : Gère les missions et les projets de l'entreprise.
• Faculté : Ceci est un modèle de gestion des employés.
• Étudiant : à des fins d'administration scolaire et collégiale, etc.

Création d'une base de données Access vide

Microsoft Access vous offre des options pour créer une base de données à partir de zéro. Cela commence par la définition des tables, des attributs et la définition des règles pour ces tables. Vous pouvez créer des macros ou des modules programmables à utiliser. Vous pouvez définir des contraintes sur ces tables, qu'il s'agisse de clé primaire, de clé étrangère et non NULL.

Ce n'était qu'un aperçu de Microsoft Access. Il existe de nombreuses fonctionnalités disponibles qui peuvent vous aider à créer une base de données personnalisée, à stocker des données et à gérer des données de la manière la plus simple possible. En utilisant Microsoft Access pour le développement rapide d'applications, vous pouvez réduire vos coûts, MS Access est une base de données multi-utilisateurs ; en ce sens que dès le départ, Access a été conçu pour fonctionner sur un réseau.

Microsoft dit que la dernière version prendra en charge 255 utilisateurs simultanés. Les fonctionnalités avancées de MS Access incluent le partage de la base de données Access avec plusieurs programmes et l'exportation de la base de données dans d'autres formats de fichiers.

Lire la suite: Comment importer des données Microsoft Access dans Microsoft Excel.